WUEStudy: Jetzt schon an den 15.12. denken

28.11.2017

Im Dezember 2017 ist ein Tag für Studierende und Lehrende an der Universität Würzburg von besonderer Bedeutung. Heiligabend oder Weihnachten ist es ausnahmsweise nicht.

15. Dezember 2017, 17:00 Uhr: Diesen Termin sollten Studierende, Dozenten und Dozentinnen sowie Beschäftigte in Fakultäten und Verwaltung der Uni mit roter Farbe in ihren Kalendern markieren. Oder besser: sich jetzt schon Gedanken darüber machen, was sie bis dahin noch erledigen müssen. Denn am 15. Dezember endet um Punkt 17:00 Uhr die Ära von SB@Home an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg (JMU). Drei Wochen später, am 8. Januar 2018, geht der Nachfolger, WueStudy 1.0, an den Start. In diesen drei Wochen ist es nicht möglich, Arbeiten, die bisher über SB@Home liefen, zu erledigen – Ausnahmen gibt es nicht.

„Wir raten deshalb: ‚Bereiten Sie sich vor!‘“, sagt Dr. Richard Greiner. Der Mathematiker leitet das Projektteam, das sich um die Erneuerung des Campusmanagement-Systems der JMU kümmert. Nach den vielen Monaten der Vorbereitung, in denen vor allem die technischen Aspekte dieser Umstellung im Mittelpunkt standen, dreht sich für ihn jetzt alles um die nötige Kommunikation. Schließlich soll kein Mitglied der Uni vom Abschalten des alten Systems kalt überrascht werden.

Worauf Studierende jetzt achten müssen

„Jeder Studierende muss sich bewusst sein, dass in der Zeit zwischen dem 15. Dezember 2017 und dem 8. Januar 2018 im Campusmanagement nichts geht“, sagt Greiner. Ein Blick in den Stundenplan, eine Veranstaltung belegen, sich für eine Prüfung anmelden, einen Studienverlaufsplan ausdrucken: Alles, was sich bisher über SB@Home mit wenigen Klicks regeln ließ, ist in diesen drei Wochen nicht möglich. Nicht einmal die Mitarbeiter der Studierendenkanzlei oder des Prüfungsamts können dann weiterhelfen; auch ihnen ist der Zugriff auf die Daten verwehrt.

„Deshalb sollten alle Studierenden sich Gedanken darüber machen, was sie möglicherweise über den Jahreswechsel brauchen, und die notwendigen Schritte schon jetzt erledigen“, sagt Richard Greiner. Eine Prüfung steht an? Der Blick auf die Anmeldefristen verrät, ob dies noch vor dem 15. Dezember in SB@Home erfolgen muss, oder ob das Zeit hat bis nach dem Start von WueStudy. Die Eltern benötigen für ihre Steuererklärung vor Jahresende eine Immatrikulationsbescheinigung? Die sollte am besten sofort ausgedruckt werden! Auch wer vorhat, sich in den Weihnachtsferien auf eine Stellenanzeige oder für ein Stipendium zu bewerben, den Bafög-Antrag zu erneuern oder andere Anträge einzureichen, sollte sich rechtzeitig die notwendigen Unterlagen aus SB@Home ziehen.

Was für Dozierende und Beschäftigte wichtig ist

„Bereiten Sie sich vor“: Dieses Motto gilt in gleichem Maß auch für Dozenten und Dozentinnen der JMU und die Beschäftigten in der Verwaltung. Prüfungsergebnisse verbuchen, Teilnehmerlisten ausdrucken, einen Raum für eine Veranstaltung belegen: „Alles, was jetzt schon machbar ist, sollten die Verantwortlichen vor dem 15. Dezember noch in SB@Home erledigen“, erklärt Richard Greiner. Denn auch für diese Nutzergruppe gilt: In den drei Wochen der Umstellung sind keinerlei Arbeiten im Campusmanagement-System möglich.

Eine spezielle Bitte hat Greiner allerdings noch an die Beschäftigten in Fakultäten und an Lehrstühlen: „Sie sollen sich überlegen, ob es möglicherweise in ihrem Bereich Mitarbeiter gibt, die von dem Umstieg auf WueStudy noch nichts gehört haben“, sagt er. Das könnten beispielsweise Lehrbeauftragte oder außerplanmäßige Professoren sein, die nur einmal im Semester für ein Blockseminar an die JMU kommen. Eine Informationsweitergabean diesen Personenkreis sei deshalb hilfreich.

Ein großes Plus durch den Studienplaner

Sorgen wegen des Umstiegs auf ein neues Programm müssen sich die Mitglieder der JMU nach Greiners Worten nicht machen. Natürlich: Niemand sei froh, wenn er nicht mehr das gewohnte Bild auf seinem Monitor vorfindet und sich mit neuen Abläufen vertraut machen muss. „Aber vieles ist im Prinzip gleich geblieben, und die neue Optik macht das Arbeiten mit WueStudy leichter“, sagt er.

Vor allem Studierenden wird ein neues Feature in WueStudyein deutliches Plus liefern: der sogenannte Studienplaner. „Jeder Studierende bekommt im Studienplaner gleich nach dem Login in WueStudy automatisch die zu seiner Fächerkombination und der für ihn gültigen Prüfungsordnung passenden Module, Veranstaltungen und Prüfungen im jeweiligen Semester präsentiert“, erklärt Richard Greiner. Die mühselige Suche im Vorlesungsverzeichnis sei damit in Zukunft hinfällig. Stattdessen erhalten Studierende „bessere und zielgenauere Informationen über das, was für sie interessant ist“.

Zahlreiche Hilfsangebote

Und wenn sich doch jemand in dem neuen Campusmanagement-System an der ein oder anderen Stelle nicht zurechtfindet? Dann hat das Team um Richard Greiner ein dreiteiliges Informations- und Hilfsangebot aufgebaut, das für alle Fragen die passenden Antworten parat hält – und zwar sowohl für Studierende als auch für die Beschäftigten in Lehre und Verwaltung.

Den Anfang dabei bilden die „FAQ-Seiten“ auf der WueStudy-Webseite. Dort können die Nutzer in einem ersten Schritt nachsehen, ob ihre Frage im Katalog auftaucht, und möglicherweise so schon die gesuchte Antwort erhalten.

Sollte dies nicht der Fall sein, lohnt sich eventuell ein Blick in die Erklär-Videos. Diese sind ab Dezember ebenfalls auf den WueStudy-Webseiten zu finden. Die Betrachter können dort Schritt für Schritt verfolgen, wie sie in dem Programm die gewünschte Aufgabe erledigen, welcher Klick wo erfolgen muss, damit sie das geplante Ziel erreichen.

Und sollte auch dieses Angebot wider Erwarten nicht das spezifische Problem lösen können, steht als dritter Teil des Hilfsangebots die Hotline parat. Telefonisch oder per E-Mail können sich alle Ratsuchenden an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dort wenden. Diese werden bereits seit etlichen Wochen intensiv im Umgang mit dem neuen Programm geschult; zusätzliches Personal soll garantieren, dass auch in der ersten Zeit nach dem 8. Januar – wenn erfahrungsgemäß viele Fragen auftauchen – die Antworten ohne Verzögerung kommen.